本文为“译践”第三期，百通思达翻译咨询有限公司将通过一个石油地质类项目从客户接洽到编辑排版交付的全过程，介绍专业翻译公司的一种运行模式，以期为类似的翻译场景运作提供参考。
随着“一带一路”建设和国际化交流的不断增加，融合已呈现全球一体化趋势，翻译需求剧增，翻译行业也焕发出勃勃生机。各公司在运营模式、规模、领域等方面也各有不同。这其中既有规模达到几百上千人的大型企业，也有十几人甚至几人的微型公司，运行模式各有千秋。专门服务某些领域的专业性公司是翻译行业中不可小觑的一股力量，比如医学、新闻、财经、法律、石油、电力、化工、建筑、地面工程等等。
专业类翻译公司通常拥有强大的相关专业背景和语言处理能力，其翻译构成通常会涵盖大量相关专业背景出身的人员，并且会有强大的合作翻译库。翻译流程也针对服务的行业需求，各有特色。百通思达翻译公司是石油工程领域的专业翻译公司，在该领域服务多年，积累了大量的服务经验和实践案例。本文通过一个石油地质类项目从客户接洽到编辑排版交付的全过程，介绍专业翻译公司的一种运行模式。
（图源：视觉中国）
01
项目概述
该项目是一个石油工程非常规油气地质类文件，项目的关键信息如下：
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专业类型：非常规页岩气储层地化、储量和评估分析文件；
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翻译类型：英文译中文
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文件类型：PPT和图片式PDF文件
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工作量：13个文件，共1456页
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工期：7天
该项目存在几个难点，一个是专业性较强，内容涵盖石油地质专业中的地化、储量评估、地层分析等多个领域，而且还是非常规油气领域的页岩气，因此，可供选择的专业翻译数量较为有限。第二点是该项目的文件类型不易于处理。虽然是常见的PPT文件，但鉴于该项目的使用目的，PPT中使用了大量的带文字图片进行展示。PDF文件也是扫描类文件，不易辨识。这些因素大大限制了辅助性工具的使用，影响了项目的效率。第三点是工期紧。本项目工作量较大，工作时间非常有限，除了翻译、校对和审核等工作外，项目的文件类型还需要大量的编辑排版时间，进一步增加了项目处理的难度。
客户接洽：
本项目的客户是一家专业的石油地质研究机构，是公司的长期合作客户，多年来建立了稳定的合作关系。
公司安排资深主管人员进行项目的洽谈和沟通。通过初步的沟通了解到，该项目是该机构的主要负责人刚从国外带回来的最新文件，希望在最短时间内将其翻译成中文，以便讨论使用。客户非常重视，对于项目的保密性和质量提出了严格的要求。
双方对项目内容进行了简要探讨。工期是本项目的一个难点。客户最初预期翻译工期为五天，但是考虑到项目的文件格式、翻译时间和排版编辑时间，这个时间几乎是不可能完成的任务。通过对影响文件处理效率的因素进行分析，我公司主管提出了分批次提交文件的建议，以争取更多的翻译时间。客户同意将工期延长至7天。
由于是长期合作客户，在翻译价格方面没有很大的讨论空间。不过，我公司从项目工期紧迫和编辑工作量大等方面与客户进行了沟通，增加了部分排版费用。
小结
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公司的业务对接人员应了解公司业务流程和目标客户的专业知识；
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从客户利益的角度出发进行沟通；
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充分利用项目特点，积极争取，创造效益。
02
项目预处理
与客户接洽确认后，公司按照规程成立了项目组，鉴于这个文件工期的急迫性以及专业特点，为了保证高质量地完成项目，公司针对这一项目设定了两个项目经理。这样做的目的是在短时间内更高效地调配更多高质量的专业翻译、审校和其他项目人员开展工作。为了保证项目的统一性和关联性，在指定两个项目经理之前，对项目内容作了较为细致的分析，判断各个文件所属的专业方向，以及各个文件之间的关联性，保证将关联性内容划归同一项目经理处理。
此外，与客户沟通接洽后，客户确认无法提供术语表。但为了项目术语的统一性，项目经理安排翻译人员对文件中的高频词和专业词进行了提取和翻译。但由于工期较紧张，为了充分提高效率，在术语提取的同时，就开始了翻译的安排和执行。术语翻译完成并形成文件后提供给各个译员进行参考统一，这一同步方法节约了一定的时间。即使有的译员在获得术语文件时已经完成了一部分文件的翻译，再对翻译内容确认修订也不会浪费很多的时间。而且，在校对时还可以依据术语文件进行文件的统一。因此，在这一项目的执行过程中，术语并没有影响到项目的开展和质量的稳定性。
由于项目文件中存在大量的图片，无法使用辅助性工具对文件内容的重复率进行分析和处理。项目经理在进行项目分析时发现，文中的主题内容并没有太多的重复性，但是图片中含有大量的层位图和地质情况分析图，其中颇多层位、成层年代和岩性具有相似性和重复性。项目经理安排相关项目人员对其中的重复情况进行了人工对比分析，同时为了提高翻译的速度，将图中需要的文字进行了摘录，然后安排翻译。为了保证译员能够充分理解翻译内容，将与文字关联性较强的图片提供给译员进行参考。这一措施不仅节约了翻译成本，也避免了将完整的原文件提供给客户，保证项目的保密性。
从图片中进行文字摘录需要较多的人力和时间，为了不妨碍翻译和审校工作的开展，采取了同步进行的模式。项目经理将先摘录完成的文字安排给相关译员开展翻译工作，与此同时，项目摘录人员进行后续部分的摘录。分批次翻译和摘录，互不干扰，相得益彰。
此外，图片摘录和整理是一个细致的工作。一方面需要将摘录内容与原文件的题目、章节和页码进行一一对应标识，方便翻译、审校后的回填工作。本项目采取了分批次摘录和翻译，各个批次的文件命名也非常关键，必须与相应的原文件和相应部分对应，方便后续的编辑回填工作的开展。项目经理考虑到文件数量较多，建立了文件命名方式和项目进度表，方便后续查询和项目进度跟进。
所有文件均采用下列形式进行命名：原文件名称+章节编号+页码，比如001-(8-31)-part 1-1-27。
项目经理采用了项目进度表，并进行时时更新和跟进，为避免项目文件的遗漏，提升跟进和督促项目进度、及时安排项目工作起到了良好的辅助作用。
小结
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初步项目分析后，设立两个项目经理，保证不切断专业关联性的同时，大大提高了项目的运行效率和速度；
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对项目文件进行逐个深入分析，确定具体项目领域，方便后续翻译和审校工作的安排；
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鉴于分析发现的某些内容的重复情况，对图片文字进行摘录翻译，大量节约了翻译成本，确保项目的保密性；
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统一了项目文件命名方式，建立了项目进度表，避免了项目文件的错漏，保证了项目的平稳进行。
03
翻译的选择和使用
本项目属于非常规油气的地质文件，主要是关于页岩气，涉及的专业领域较广，包括地化、储层地质、储量评估和地质实验等方面。从专业深度来分析，80%以上的文件内容是对上述相关领域的深度讲解和分析，需要翻译具备良好的专业背景知识。这一点从很大程度上限制了翻译的选用。从语言角度来分析，这些文件以PPT文件为主，都是讲授性文件，因此文中的表述较为简练，使用缩写也较多，需要具备相当的专业知识和翻译经验才能理解。
我们具有多年石油地质项目的翻译经验，建有强大的翻译库，因此我们了解此类文件最好是由相关专业出身且具有良好英语水平的人员翻译。首先，此类译员的专业知识和经验会帮助他们更好地理解文中内容；其次，具有专业背景的译员更加熟悉专业缩略语，以及简洁的语言中表达的深层含义。处理起来速度也会比较快。再次，大多语言出身的翻译，即使了解和熟悉相关专业领域，但其深度也往往要稍逊于专业人员，尤其是面对语言简练缩略词较多的文件。大多数语言出身的专业翻译更适合语言相对规范的专业类文件。语言简洁且大量使用不规范缩写的专业文件可能会给他们带来一些困难，尤其会影响翻译的速度。
因此，项目经理决定将语言简练、缩略语较多的PPT安排具有专业背景的人员翻译。仅靠公司内部符合要求的译员，可能无法达到翻译进度的要求，因此需要调用公司翻译库中符合要求的其他译员进行合作。然而，有专业背景、语言水平好的石油地质译员是稀缺的，而且合作的价格也通常偏高。除此之外，这类译员大部分具有本职工作，翻译时间有限，紧急项目的配合能力也有限。为了充分利用专业译员，保证翻译项目的专业性和质量，同时保证翻译进度，控制翻译成本，项目经理又对相关文件进行了细致分析，将其中文字表述较规范、篇幅较长的内容提取出来，安排其他具备相应能力的译员处理。
保密性是翻译工作的一项重要内容，尤其是涉及到合作翻译时，这一点尤其重要。项目经理除了将文字进行摘录后安排分割翻译外，还再次向调用翻译强调了保密保密性，并针对这一项目签订了保密承诺。
经过上述综合分析和安排，项目经理将文件内容进行了细致拆分，安排给了具备相应专业要求和翻译能力的人员翻译。同时，充分利用了具有地质专业出身的译员，使得某些专业性超强且语言过于简练的内容翻译得到了有效解决。汇总起来，这一项目在翻译过程中，大概共分成了89个文件，动用了约18名翻译，进行了多批次的翻译。
小结
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分析文件语言特点和专业领域，细致分割，精准安排翻译；
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引入具有专业背景且语言水平较好的合作翻译；
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多批次翻译，及时查看和控制翻译质量；
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确保文件的保密性。
04
抽检和审校
抽检和审校是质量控制的关键步骤。抽检是在规定时间对翻译完成的部分翻译文件进行快速的质量检查，主要关注翻译文件的语法、专业性和表述流畅性等方面。符合要求者，继续翻译后续文件，达不到质量要求者，停止翻译，对相关文件进行重新的翻译安排，保证翻译质量的稳定性。此外，在抽检的过程中还会关注确定术语的使用情况，如果发现问题，及时与译员进行沟通调整，减少后续的审校调整工作。
审校是对通过抽检的翻译文件进行详细的检查修订，包括内容的专业性、语法的正确性、表述的流畅性和用词的统一性，以及拼写、数字、地层/区块名称等内容的核准。为了保证整个项目的一致性，审校工作基本由一人完成。该审校人员为公司具备相关知识背景的资深译审人员，保证了项目质量的稳定性。
审校过程中均采用修订显示格式，完成审校后的文件名称会标注相应的版次和审校人员姓名（比如：版次采用Rev.2或Rev.2.1，然后加上审计人的姓名），便于后续的跟踪。
本项目在审校过程中确实发现了一些专业性问题，而且有些内容难以确定。我们及时与客户的技术负责人进行了对接，获得了帮助，保证项目专业性的同时，也提升和扩展了我们的专业知识。此外，在审校过程中也有些看似小的事项非常耽误时间，比如地层名称问题。在项目开始时确定的术语中，将关键的知名区块名和地层名进行了界定，但是项目中含有近百个地层名称，在较短的时间内逐一进行界定是不可行的。于是，在审校阶段就出现了一个问题，有的翻译保留了英文作为地名，有的则进行了音译，而业内对这些音译尚没有统一规范，一个地层的音译也有多个版本。为了保证统一性，我们与客户进行了对接，最终确定将不知名且没有统一音译名称的地层保留了英文名称，审校进行了统一修订。项目经理将这一做法告知了所有翻译人员，为后续审校工作节省了时间。
抽检和审校工作贯穿了整个项目的始终，是整个项目质量控制的核心部分，确保项目符合《翻译服务规范》第一部分的相关要求。同时，这部分工作也影响着整个项目的进展速度。
小结
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及时抽检，第一时间发现翻译存在的问题，确保项目的质量稳定性；
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安排专业审校人员，对所有翻译文件进行深入的检查和修订；
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积极与客户沟通，借助客户的专业能力保证和提升翻译质量。
05
编辑排版
编辑排版是本项目的重点工作之一。因为本项目中含有大量的图片，图中的文字需要使用软件，将审校后的文字回填到图中，使图片与原格式保持一致。由于项目时间非常有限，为了保证项目的按期完成，需要调用大量的图片和文字编辑人员参与。
为了解决时间和人员问题，公司调用了多名资深的编辑排版人员参与项目，与此同时，为了满足项目的进度要求，项目经理通过协调和安排，在项目的早期便开始了部分文件的编辑工作，尽最大可能创造更多的编辑时间。此外，公司也考虑了借助专业排版公司的力量进行编辑排版，但经多方面询价后，项目经理认为成本太高，影响项目整体成本控制，最终未进行实际的外部委托。
在编辑排版的过程中，也出现了一个问题，这个问题应该是由于与客户的沟通欠充分以及我们的惯性思维造成的。我公司常规图片处理的方式是使用画图编辑器或者PHOTOSHOP软件，对图片中的文字进行替换处理。本项目的初期阶段也采用了这种方式进行了图片处理，但是提交后客户提出了异议。他们习惯的是使用插入文本框的形式，便于后续的修订和改正，而且也坚持认为这个项目也应该采用这种形式。经过与客户沟通和协调后，将部分图片修改为了文本框插入形式，并且后续提交文件也都改成了文本框编辑形式。这一过程使得某些文件的编辑工作进行了二次返工，增加了项目的编辑排版时间。
虽然中间出现了各种波折和以外情况，经过项目经理的精心安排以及各个相关部门的配合，这个项目如期交付，并且获得了客户的好评。
小结
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良好的编辑处理能力是翻译项目如期交付的保证；
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有效的前期沟通和澄清，可以节约项目时间，加快翻译进度；
经过客户接洽、项目预处理、翻译、抽检和审校以及编辑排版等环节，项目顺利完成。本项目共历时7天，翻译、审校和编辑的中间文件数量为289个，调用翻译和审校人员19名，调用编辑排版人员13名，加班工时累计52小时。经过项目去重分析、分批摘录、翻译安排细化等处理，大大降低了项目成本，项目的直接翻译成本率控制在了20.1%左右。符合整体成本的控制要求。
从整个过程中，我们可以发现负责项目接洽的市场人员像一个排头兵，需要第一个去与客户接触，了解相关项目信息，洽谈项目工期、具体要求、费用、付款等等事宜。即使到了项目的具体开展过程中，他们也要作为对接人员，与客户的对接人进行沟通和联络。在这个过程中，需要让客户建立起对公司的信任和认可，他们也是公司形象的代表。而对于公司来说，他们是第一手信息的获得者和提供者，决定着项目开展的流畅程度，甚至也关系着项目执行的成本。他们既要具备市场沟通能力，了解公司的市场政策、服务效率和价格等，还要了解公司的项目运行流程，最好对目标客户的专业领域也能建立一些认知，有利于与客户的深入沟通，从而赢得客户的信赖，为公司争取更多的有利条件。
毋庸置疑，项目经理是整个项目的核心，就像是一个人的大脑，指挥身体每个器官的每一个动作。项目经理就是司令员，指挥着项目方方面面的运转，决定着项目的运行效率、翻译质量、编辑成果和成本率。在项目经理的统一调度和安排下，翻译、审校、编辑等各个岗位的人员积极配合，各司其职，保证项目的高效运转。项目经理的运营水平直接关系着项目的成本控制。在本项目中，项目经理充分考虑了可调用翻译的专业水平、翻译能力和翻译费用，通过项目文件的专业精细分析，将语言简洁、专业性强、缩略语较多的内容，安排具备相应专业背景的人员翻译，其他语言较规范的专业性内容安排其他具备相应能力的人员翻译，项目中少量的地理介绍性文字安排另一类人员翻译。这样既保证了翻译质量，也控制了成本。此外，项目经理在分析中发现了某些内容的重复性，虽然都是图片中的文字，但是经过综合分析认为，利用人工去重分析可以节约成本，因此安排了人工去重和人工摘录后翻译，节约了翻译成本和翻译时间。
充分利用客户的专业资源对于项目的运行也具有重要意义。本项目的客户是专业的石油地质研究机构，专业力量非常强大。我们作为语言服务机构，虽然从事专业翻译多年，但专业力量与客户还是没有可比性的。因此，在项目开展过程中，与客户指定的技术专家积极沟通翻译和审校过程中遇到的专业问题，可以为项目的专业性提供更多的保障，同时还可以提升我们自身的专业水平。
专业类项目的译员要求的背景知识较多，时效性也较强，对翻译机构的专业处理能力和处理效率要求较高。以上案例中有可以借鉴的经验，但是也存在需要改进的问题。我们会在合作中不断进步，不断提升，为客户创造更大的价值，为行业做出积极的贡献。 来源 | 百通思达翻译咨询有限公司张玉霞制作 | 绢生审核 | 肖英 / 万顷终审 | 清欢
